Что такое Facility Management и в чем его преимущества?

Андрей Кротков, генеральный директор и партнер Zeppelin

Целью Facility management является эффективное управление всеми службами и сервисами, обеспечивающими непрерывную работу объекта недвижимости, а также комфорт его арендаторов и посетителей. Порядок взаимодействия с FM-компанией очень прост: непрофильные для владельцев зданий (помещений) бизнес-процессы отдаются на аутсорсинг. В зависимости от вида основной деятельности заказчика, они могут варьироваться, но среди основных можно выделить следующие:

• содержание всех инженерных коммуникаций и систем жизнеобеспечения здания в исправном состоянии и предотвращение аварийных ситуаций;
• поддержание чистоты в местах общего пользования, в занимаемых помещениях и на прилегающей территории;
• обеспечение энергоресурсами и их эффективное расходование;
• охрана и безопасность;
• организация инфраструктурных сервисов.

Вместе с тем, особенности Facility management на каждом из объектов часто определяет имеющаяся инженерная составляющая: состояние ремонта помещений, тип фасада и напольных покрытий, режим работы и еще множество других факторов.
В сегодняшней нестабильной экономической ситуации владельцы недвижимости стараются сокращать расходы, в том числе на эксплуатацию зданий. Некоторые пробуют справиться с этой задачей своими силами, но большинство собственников и девелоперов рано или поздно приходят к пониманию, что аутсорсинг в вопросах управления недвижимостью позволяет намного качественнее производить эксплуатацию, и при этом максимально экономить. Потому все чаще и чаще к управлению объектами привлекаются именно профессиональные FM-компании: специалисты в этой области способны максимально уменьшить подобные траты.

В крупных российских городах к услугам FM-операторов обращаются уже не только владельцы коммерческих площадей, но и собственники жилья.

Например, в портфолио Zeppelin на сегодня есть несколько сотен квадратных метров элитных жилых комплексов.

При этом, несмотря на то, что сфера Facility & Property Management на российском рынке уже утвердилась и не один десяток лет доказывает свою состоятельность, некоторые собственники торговых, бизнес-центров, многофункциональных и логистических комплексов все еще не готовы привлекать подрядчиков для профессионального комплексного управления коммерческой недвижимостью. Особенно распространена эта тенденция в регионах России. Владельцы недвижимости предпочитают самостоятельно заниматься управлением, набивая собственные шишки, раздувая штат, привлекая единичных специалистов. Нередко такой подход приводит не только к низкокачественной эксплуатации объектов, но и к потерям, в основном, для собственника бизнеса. Довольно часто такая практика заканчивается не очень удачно: сказывается недостаток опыта, знаний и компетенции.

FM-оператор — это профессионал в сфере эксплуатации коммерческих объектов, его специализация изначально закаляется в конкурентных рыночных условиях, а значит, такая компания обладает большим опытом и располагает большими возможностями — в первую очередь, для экономии эксплуатационного бюджета клиента без ущерба качеству услуг. В чем же конкретные преимущества привлечения аутсорсинговой УК для обслуживания объекта недвижимости?

• Внешняя УК берёт на себя риски взаимодействия с контрольно-надзорными органами (Миграционная служба, Трудовая инспекция, МЧС, Ростехнадзор, Росприроднадзор, Теплонадзор, Энергонадзор, ФМС и многие другие), что значительно защищает владельца недвижимости и сокращает его непредвиденные расходы на эти цели.
• Весь НДС от стоимости услуг внешней УК владелец недвижимости может взять к возмещению, а при эксплуатации собственным штатом налоги на ФОТ своего персонала — не может! А они составляют 75-85% всех эксплуатационных затрат собственника объекта.
• FM-оператор беспроцентно кредитует собственника недвижимости на срок 1-2 мес., так как значительную часть необходимых расходов на эксплуатацию и дополнительные работы он авансирует за свой счёт, перевыставляя их заказчику в отчёте за прошедший месяц.
• Специализированная управляющая компания всегда страхует профессиональную ответственность и обязательно возместит причинённый ущерб собственнику объекта либо арендаторам. При этом собственного сотрудника компания сможет наказать лишь выговором, даже если он стал причиной крупная аварии.
• Сотрудничество с УК предоставляет, при необходимости, возможность официально оштрафовать её за упущения в работе, применяя механизмы оценки полноты и качества услуг по чек-листам и KPI (ключевым параметрам эффективности), а собственный персонал надёжно защищён Трудовым кодексом.
• Больший организационный и технический потенциал специализированной УК за меньшие деньги: владельцу недвижимости не придется содержать в штате обязательных специалистов по направлениям (энергетики, экологи, охрана труда, противопожарная безопасность, обслуживание автоматических ворот, холодильного оборудования и систем вентиляции, управление службой клининга и охраны, вспомогательный технический персонал и многие другие), а также сократить свои службы управления и администрации (например, HR, закупка, хранение, логистика, юридическое сопровождение), т.е. существенно оптимизировать накладные расходы бизнеса (их ФОТ и социальные пособия, оргтехника, спецодежда, проезд, связь, интернет и другое).
• Аутсорсинговая УК сама выплачивает своему клиенту дополнительное агентское вознаграждение (делится частью прибыли за право дополнительного заработка на объекте) от заключаемых прямых субконтрактов с арендаторами здания, причём реализуя их за свой счёт и своими силами.
• Не надо в «авральном» режиме нанимать дополнительный временный персонал или искать подмену больным и отпускникам, декретным сотрудникам и студентам-заочникам, а главное — оплачивать услуги временным работникам на этот период. Управляющая компания обеспечит оперативную замену или срочный выход сотрудников нужной квалификации, за свой счёт и без дополнительной оплаты.
• На сетевых объектах или для проведения специалиальных видов регламентного обслуживания (кондиционирование, вентиляция, вертикальный транспорт, слаботочные системы и т.д.) FM-оператор может предложить выездное мобильное обслуживание и аварийное реагирование, что позволит владельцу недвижимости платить только за распределённый ресурс (нормо-час), а не суточную смену собственных сотрудников меньшей квалификации.

Собственнику объекта не надо закупать и заводить на свой баланс (заплатив НДС сразу, а амортизацию распределив на 122436 и более месяцев), дорогостоящее оборудование (тепловизоры, оборудование для чистки канализации и дренажа, промывочные агрегаты для теплообменников, диагностическое оборудование для слаботочных систем, тракторы, поломоечные машины, моющие пылесосы, снегомёты, мойки высокого давления и т.д.), которое требуется только для проведения специальных, разовых или сезонных работ. Причём это оборудование само также требует сопутствующих расходов (страховка, постановка на учёт, обслуживание, ГСМ).Исключается такая статья затрат, как расходы на обязательное производственное обучение и аттестацию собственных технических специалистов (лифты, электробезопасность, теплоустановки, промбезопасность и т.д., так как УК готова предоставить уже квалифицированный персонал).У владельца здания, самостоятельно занимающегося его обслуживанием, исчезает необходимость оплачивать обязательные лицензии или сертификаты (МЧС, Сименс, СРО и прочие).Закупка субподрядных услуг оптом, а также своя служба логистики у аутсорсинговой УК дают возможность перевыставлять собственнику объекта счета также с существенным дисконтом.Значительно повышаются стандарты качества обслуживания зданий, что особенно важно для премиум-сегмента и арендаторов классов «А» и «В«.Обеспечивается прозрачность затрат и возможность предоставления арендаторам развёрнутого обоснования эксплуатационных расходов (особенно важно для международных концернов).Рыночная (управляющая) компания более привлекательна для арендатора, чем собственная служба, что способствует сокращению сроков экспонирования вакантных площадей и привлечению более «вкусных» арендаторов или покупателей.FM-оператор помогает повысить капитализацию объекта. Кредитные учреждения более благосклонно относятся к финансированию таких проектов, а инвесторы, в свою очередь, больше привлекают объекты с прозрачной схемой управления.FM-оператор имеет в своем арсенале и другие ресурсы и технологии, в том числе различные «ноу-хау» (предиктивная инструментальная диагностика, дистанционный съём параметров оборудования и автоматическая диспетчеризация систем, энергосберегающие мероприятия и технологии, электронное тестирование персонала) для принятия и реализации решений (специализированное ПО для электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов, HelpDesk для приёма, реагирования и анализа заявок, реестр поставщиков и подрядчиков, GPS-маршрутизация мобильных бригад и т.д.), налаженные связи с научными и экспертными организациями (например, в штате Zeppelin — кандидаты наук, действующие учёные, преподаватели технических ВУЗов).

Вкратце, преимущества FM-аутсорсинга для владельца здания можно обозначить так:

1. Это дешевле. Оптимизация эксплуатационных расходов и дополнительная косвенная экономия (до 25-35%).
2. Это безопаснее. Меньше предписаний от проверяющих (Миграционная служба, Трудовая инспекция, МЧС, Ростехнадзор, Росприроднадзор, Теплонадзор, Энергонадзор, ФМС и многие другие) и компенсации ущерба при авариях.
3. Это удобнее. FM-оператор более эффективно заменит не только собственное эксплуатационное подразделение владельца объекта, но и до 10 его других разнопрофильных подрядчиков (ремонты, капстроительство, экологические платежи и прочее), в результате — работа по принципу «одно окно», 1 договор, 1 счет и одно контактное лицо.

Каждый собственник объекта, как правило, проходит и через управление объектом своими силами, и через аутсорсинг, и выбирает наиболее подходящий для себя вариант. Практика такова, что, обратившись к профессиональному FM-оператору, мало кто потом возвращается к самостоятельному обслуживанию объекта. Некоторые компании, попробовав себя в управлении и осознав, что это эффективно делать только при больших объемах обслуживаемых площадей и значительном штате, «доращивают» свою компанию, развивая еще одно направление деятельности — FM. И уже берут в управление чужие объекты. Таким путем «выросли» некоторые крупные УК на российском рынке. По общим объемам аутсорсинговых работ они нередко уступают профессиональным FM-операторам, изначально сосредоточенным на FM как профильном виде деятельности компании. Тем не менее, структуры обоих типов очень плотно конкурируют на рынке FM-услуг России.

По материалам: www.beboss.ru